I commerciali, ossia responsabili delle vendite, concentrano i loro sforzi in base alle loro priorità, che sono:

Trovare potenziali clienti;
Determinare le potenziali esigenze;
Chiusura della vendita;
Assumersi la responsabilità per il servizio clienti.

Ma la questione più incombente è il Tempo.

E’ possibile massimizzare il tempo produttivo riducendo al minimo il tempo perso?

Il presidente della Pace Productivity Inc., Mark Ellwood, ha realizzato degli studi di produttività dove vengono analizzate le informazioni attraverso un dispositivo che consente di tener traccia del tempo impiegato in ben 26 attività diverse. La prima cosa evidente è che le ore utilizzate dai responsabili alla vendita sono sopra la media, e in generale la loro settimana lavorativa è costituita da 49 ore. In queste ore sono compresi anche viaggi, pranzi, ore impiegate nel fine settimana o di notte, e altre attività. La maggior parte dei rappresentanti di vendita spendono circa la metà del tempo per la pianificazione. In questa categoria rientrano le decisioni in merito a strategie, clienti da chiamare, presentazioni e riunioni. Ma per quanto concerne l’attività di vendita pura, i responsabili vendite hanno bisogno di trovare, coltivare e mantenere rapporti con nuovi prospect e clienti esistenti. Il dato che colpisce è che impiegano 10,8 ore alla settimana (solo il 22%) della settimana lavorativa. Questo è piuttosto rilevante per gli imprenditori che si aspettano che i loro rappresentanti impieghino almeno il 50% del loro tempo nella vendita! La realtà, però, è che le altre attività descritte nella presente relazione devono essere svolte, riducendo il tempo per le vendite. La buona notizia è che molte persone sono in grado di raggiungere una percentuale maggiore del tempo medio trascorso impiegato per la vendita. Una volta che un prodotto viene venduto, il rappresentante è spesso responsabile di fornire un servizio al cliente, per gli incontri, assistenza, problematiche e quant’altro. Il tempo di servizio al cliente totale è in media 4,9 ore alla settimana. Questa categoria comprende anche richieste dei clienti, gestione dei reclami, incontri di servizio e anche le forniture occasionali, chiamate di assistenza e supporto. Poi ci sono attività quali scrivere relazioni sui clienti, compilazione moduli, schede cliente aggiornate. Queste attività in totale hanno bisogno di circa 6 ore a settimana o 12% del tempo. Le attività amministrative non generano entrate direttamente, ma sono una parte necessaria del lavoro che comprende appunto documenti, archiviazione, gestione della posta, telefonate interne, incontri per le vendite, corrispondenza, incontro con un manager e la lettura. Un’altra attività all’interno della categoria amministrazione è la formazione personale. In media vengono impiegate 10,7 ore a settimana o il 21% del tempo. Ciò dimostra che i rappresentanti di vendita spendono quasi la stessa quantità di tempo di vendita, per svolgere attività amministrative! Non solo, ma ci sono processi ripetitivi che accumulandosi nelle diverse attività non prioritarie portano ad una perdita di 10 ore settimanali.

Qual è il profilo di ore ideale per un commerciale?

Partendo da un base di 48 ore lavorative settimanali, la chiave del successo è quello di gestire il tempo in maniera efficiente, riducendo al minimo attività amministrative di secondo piano. Come si evince dall’infografica qui di seguito, la percentuale dedicata alle vendite dovrebbe essere almeno del 33%, rispetto al 21% che dedicano i commerciali, secondo lo studio menzionato sopra.

Guadagnare tempo automatizzando il flusso del lavoro. E’ possibile?

Esistono software gestionali CRM in circolazione che permettono alle aziende e ai professionisti, di qualunque settore, di automatizzare e snellire tutto il flusso di lavoro che rallenta tutti i processi sprecando tempo prezioso da dedicare altrove. Ma prima di fare ciò, è necessaria un attenta analisi da parte di un consulente, per comprendere meglio punti di forza e debolezza. Un esempio di flussi di lavoro che potreste automatizzare?

Campagne mail automatizzate in base a delle regole prestabilite, per seguire e coccolare i clienti acquisiti e puntare ai clienti potenziali;
Riduzione a zero degli errori di inserimento e calcolo;
Possibilità di insegnare ai nuovi collaboratori il lavoro da svolgere e tutti i processi che svolgiamo ogni giorno. Attraverso automatismi quali finestre dove viene consigliato cosa fare o addirittura ti indica i campi da compilare.

Tutte queste automazioni, attraverso software CRM open source o closed source, portano ad un risparmio di tempo considerevole, che potrete investire in altre attività che necessitano attenzione.

Esistono strategie per gestire responsabilmente il tempo?

Eccone alcune per aiutarti quotidianamente a guadagnare ore preziose nelle attività lavorative quotidiane.

Conoscere il proprio teamSolitamente l’imprenditore conosce i risultati del lavoro del proprio team, ma molto sommariamente ne conosce le dinamiche che impediscono a quei risultati di incrementare. Certo è fondamentale che ognuno sia in grado di gestire i suoi tempi di lavoro, ma spesso è anche una questione di avere a che fare ogni giorno con vari problemi del tipo: – Informazioni sparse tra persone e su vari dispositivi senza centralità alcuna. – Uso di più strumenti di lavoro non integrati con conseguenti perdite di tempo. – Mancanza di facilitazioni negli inserimenti dei dati e nelle ricerche. Ci sarà bisogno quindi di un software capace di risolvere tali problematiche, prima che sia troppo tardi, che la confusione, il poco tempo a disposizione o la perdita di dati preziosi diventi un danno in termini di perdita di clienti potenziali.
Creare una lista di prioritàL’imprenditore non potrà svolgere tutto il lavoro da solo, come anche i collaboratori. Dovranno demandare e servirà una lista di priorità in base alle scadenze pattuite. Ma per mancanza di tempo, dovranno dare importanza ai clienti più importanti per servizi o prodotti acquistati, a discapito di tutti gli altri. Infatti per gli altri clienti meno rilevanti, si posticipano le scadenze e gli incontri, o ancora peggio si rifiutano lavori per mancanza di tempo. Ebbene sì, succede anche questo in azienda!
Mettere la tecnologia al proprio servizioNon dobbiamo essere schiavi della tecnologia, adattandoci a tre o cinque programmi o servizi web diversi, anche se all’inizio semplificavano e snellivano il lavoro. Crescendo l’azienda e le sue esigenze richiedono maggiore fluidità nel lavoro e questo significa più interfacciamento tra gli strumenti o ancora meglio la possibilità di adoperare uno strumento gestionale univoco, che faccia sia da archivio centralizzato che da coordinatore delle attività. L’innovazione porta innovazione!
Individuare le perdite nel flusso del tempo in aziendaOccorre studiare i flussi di lavoro, analizzandoli step by step e capire dove siano i colli di bottiglia che causano rallentamenti. Per esempio: non avere automatismi nei controlli dei dati inseriti potrebbe significare dover rifare delle pratiche o degli ordini, inviare delle email di scuse ai clienti. E’ consigliato risolvere definitivamente il problema con una gestione automatizzata di queste attività, risparmiando tempo, da dedicare ad altre attività che ne hanno bisogno.
Ascoltare il parere del team e di un consulenteE’ importante ascoltare il parere del proprio team. I problemi che si riscontrano, lentezze e soprattutto i consigli su cosa si potrebbe fare per migliorare. Affidarsi ad un consulente di un software gestionali è il consiglio che posso dare, in quanto: 1. Farà un analisi dettagliata dei flussi di lavoro di ogni singolo membro del team. 2. Capirà i problemi per poi dare una soluzione personalizzata in base alle esigenze di tutti. Il parere e le soluzioni del consulente devono diventare parte integrante dell’azienda e non un investimento fatto giusto per farlo e poi abbandonato perché mai veramente compreso da tutti o mal digerito. Il tempo del tuo team è il tuo tempo e renderli partecipi delle decisioni aziendali è la miglior strada da intraprendere per raggiungere il successo. Questo distingue un imprenditore mediocre da uno bravo!

La Banca del Tempo, il miglior conto in banca?

Volevo condividere un breve racconto sul tempo, che mi ha particolarmente colpito. L’articolo da cui ho preso spunto dal titolo “Come avere giornate di 48 ore”, scritto e pubblicato sul sito efficacemente.com, descrive il rapporto tra la persona e la loro “Banca del Tempo”.

Immagina di avere un conto in banca sul quale ogni mattina vengono accreditati 86.400€. Ogni sera la banca cancella da quello stesso conto qualsiasi cifra tu non sia riuscito a spendere durante il giorno. Cosa faresti con quei 86.400€ giornalieri? Non li spenderesti forse fino all’ultimo centesimo? In realtà tu già disponi di un conto “bancario” simile: si chiama Tempo. Ogni giorno ti vengono accreditati 86.400 secondi. A mezzanotte in punto puoi considerare perso qualsiasi ammontare tu non abbia investito saggiamente durante la giornata. Non puoi andare in rosso e non puoi accumulare tempo. Non puoi chiedere anticipi o dilazioni di pagamento. Devi vivere nel presente. Investi quei 86.400 secondi in salute, felicità e successo. L’orologio non si ferma, va sempre avanti. Non sprecare questa giornata.

Una citazione a dir poco fantastica, che descrive concretamente quanto il tempo sia prezioso per ognuno di noi, ed entrando nella nostra ottica, per gli imprenditori. Impieghiamo del tempo prezioso per aggiornare il calendario, per aggiornare lo stato vendita giornaliero, settimanale o mensile e per le attività amministrative e la formazione del personale. Quelle noiose attività manuali, che sai quando inizi ma non sai mai quando potrai finire. Un software gestionale organizza il lavoro in base a dei comandi già stabiliti, riduce il tempo perso, ottimizza le attività lente, che nel tempo appesantiscono tutto l’apparato organizzativo… Forma il personale attraverso regole impartite nel software, rendendo semplice ogni passo, facilitando il team nelle proprie mansioni e liberando la mente dell’imprenditore. Sarebbe bello rendere i clienti felici, soprattutto i cosiddetti “fedeli”, meravigliandoli di esserti ricordato dei loro gusti, desideri, ultimi acquisti e fin anche il giorno del loro compleanno.

Come aumentare le ore destinate alla vendita

Una delle soluzioni potrebbe essere un software gestionale di tipo open source che di sua natura è malleabile, cioè adattabile (ossia modificabile nel codice) alle vostre esigenze e al vostro modo di fare azienda. Questi software vengono “costruiti” partendo dalle basi, per avere poi il pieno controllo di come vengono gestite le priorità, le attività e l’organizzazione delle informazioni sui clienti e le loro esigenze nel tempo. Tra i software gestionali più usati in azienda c’è il CRM o Customer Relationship Management, che invece di limitarsi a essere uno strumento di vendita per l’acquisizione dei dati dei clienti e prospect, si sono evoluti per integrare altri servizi, tra cui marketing e supporto, sotto lo stesso ombrello per consentire una visione di business ad ampio spettro. La prima parte di un’implementazione CRM di successo e la più grande sfida perchè bisogna superare diffidenza da parte dei collaboratori, restii al cambiamento, spiegare i problemi che si riscontrano ogni giorno, entrando in confidenza con l’imprenditore e spiegando loro che la soluzione esiste. È necessario incoraggiare voi stessi e il vostro personale a credere nel valore del CRM, oltre ovviamente a credere nella possibilità di migliorare la performance della vostra impresa! Ma bisogna partire da un presupposto: il CRM avrà successo e la vostra azienda potrà trarre profitto dal suo utilizzo se si crede al suo potenziale e si collabora tutti insieme. Avere una scrivania, virtuale e non, libera da pile di carte, post-it sparsi di clienti, informazioni sparse tra strumenti e documenti, è il sogno di ogni professionista. Questo tipo di software gestionale non fa altro che incoraggiare a mantenere la vostra scrivania e la vostra testa sgombra, fornendo personalizzazioni in modo da poter facilmente gestire il flusso di lavoro aziendale.

Come valutare questo investimento in termini di ROI?

Il ROI (ritorno sugli investimenti) dipenderà dal budget investito, dall’implementazione effettuata, dal lavoro svolto, dalla capacità di sfruttare il tempo disponibile e dalla capacità del team di adattarsi a tale piattaforma. Bisogna considerare una possibilità di un aumento della capacità di gestire il 30-50% di relazioni con la clientela e i relativo lavoro in più che sarà possibile smaltire. L’altra faccia della medaglia sono i costi, valutando il costo d’investimento, ma cosa ben più pesando bene la bilancia dei costi, tra ciò che dai e ciò che potrai ottenere in termini di valore per la tua azienda. In altre parole che ci sia un alto ROI, ritorno sugli investimenti. E infine valutare il costo in termini di IT (Information Technology) dove viene valutato se un CRM possa portare miglioramenti in usabilità e reportistica, riducendo negli anni successivi ulteriori costi di personalizzazione e supporto. Dobbiamo anche porre attenzione ai costi nascosti, come il caso delle persone che inizialmente non accettano il progetto, perché restii al cambiamento, che portano ad un rallentamento dei tempi di implementazione e quindi ad un aumento dei costi di implementazione del progetto. Un modo infallibile per monitorare il ROI in maniera efficiente, come ribadito da SEMRush nell’articolo How To Track The ROI Of Your Web Content, è l’analisi delle metriche di vendita. I tassi di conversione alla vendita sono gli elementi che in realtà ti dicono se i potenziali clienti, una volta aver cliccato sul tuo link al sito, si trasformano in clienti di valore o meno. Il sistema CRM può elaborare un report, monitorando le azioni dei vostri clienti dall’inizio fino alla chiusura della vendita. Questo passo è estremamente importante, in quanto consente di capire che tipo di contenuti, prodotti, servizi siano più appetibili, in modo tale da fidelizzare la relativa clientela.

Come impiegare il tempo risparmiato? Dedicandolo ad altri progetti!

Un esempio lampante è la politica intrapresa da Google, che decise di concedere ai propri dipendenti una fetta di tempo lavorativo da dedicare ai propri progetti. Proprio grazie a ciò sono nati progetti come Google News e Gmail, creati rispettivamente da Krishna Bharat e Paul Buchheit. Gmail, in particolare, con gli annunci pubblicitari contestuali, porta a Google sicuramente molti vantaggi in termini di denaro. In conclusione, questi sono alcuni tra tanti casi dove il tempo risparmiato ha portato ulteriori guadagni tramite grandi progetti!

Il tempo è più prezioso del denaro. Puoi fare più denaro, ma non puoi avere più tempo. (Jim Rohn)

Autore: Angelo Paglialonga, consulente CRM ad alto ROI, per il TagliaBlog.